Protocole

1/ Invitation et préparation à l’AGA 

• Avant l’AGA, les membres reçoivent une invitation.
• L’invitation contient un identifiant (code à 11 chiffres) et un mot de passe (code à 6 chiffres).
• Avant l’AGA, les membres sont invités à installer l’application Zoom. Il est aussi possible d’assister à la rencontre en utilisant un navigateur internet et en se rendant sur le site de Zoom (zoom.us).

2/ Se joindre à l’AGA

• Le jour J, pour se joindre l’AGA, les membres entrent l’identifiant et le mot de passe dans l’application Zoom ou sur zoom.us.
• Lorsqu’un membre se connecte à l’AGA, il doit écrire son prénom et nom (dans cet ordre) au moment de nommer son profil.
• Lorsqu’un membre se connecte à l’AGA, il est d’abord dirigé dans une salle d’attente. C’est le modérateur qui l’autorise à rejoindre l’assemblée, après avoir vérifié son identité avec la liste des participants.
• Il doit ensuite signaler sa présence en écrivant par clavardage au modérateur son prénom et nom (dans cet ordre) ainsi que son rôle dans l’assemblée (exemple: Antoine Roy – membre du conseil d’administration).
• Le modérateur compile les noms dans une liste qu’il transmet ensuite au président d’assemblée.

3/ Constatation du quorum

• Lorsque vient le moment de constater le quorum de l’assemblée, le président d’assemblée fait l’appel des membres en utilisant la liste fournie par le modérateur. À l’appel de leur nom, les membres confirment leur présence en répondant « présent » à voix haute. Ceci permet aussi de vérifier que chaque membres peuvent communiquer avec les personnes présentes à l’AGA. 
• Si le président constate que le quorum est présent, alors l’assemblée peut donc commencer.

4/ Prendre la parole

• Afin d’éviter une cacophonie et pour la bonne tenue de l’AGA, les membres sont invités à prendre la parole uniquement lorsque le président d’assemblée les y autorise. 
• Les membres peuvent demander à prendre la parole pour poser une question ou apporter un commentaire en levant leur main à l’écran (ou avec la fonction « réaction »).
• Afin de permettre à tous les participants de s’exprimer, l’assemblée comprendra parfois des pauses d’environ 15-20 secondes entre les interventions.
• Afin de limiter les interruptions durant l’AGA, les questions qui ne sont pas liées aux sujets à l’ordre du jour seront discutés pendant le varia.

5/ Proposer et voter

• Le président lit le texte des propositions, puis demande qui, parmi les membres, désire agir comme proposeur. Pour signifier cette intention, les membres qui désirent proposer lèvent leur main à l’écran (ou avec la fonction « réaction »). 
• Si plus de 1 personne signalent leur intention de proposer, alors le président choisit la personne ayant signifié son intention en premier. Le président énonce ensuite à voix haute le nom du proposeur.
• Ensuite, le président demande qui, parmi les membres, désire appuyer la proposition. Pour signifier cette intention, les membres qui désirent appuyer lèvent leur main à l’écran (ou avec la fonction « réaction »). 
• Le président énonce ensuite à voix haute le(s) nom(s) de(s) la personne qui appuie.
• Le président demande ensuite s’il y a des questions ou commentaires sur la proposition. Les membres qui désirent poser une question ou faire un commentaire sont priés de signifier leur intention en levant leur main à l’écran (ou avec la fonction « réaction »). Le président d’assemblée leur donnera alors la parole.
• Après la période de question ou commentaires ou, s’il n’y a pas de questions ou commentaires, le président d’assemblée indique que la question est soumise à un vote. Le modérateur affiche alors la proposition à l’écran avec 3 choix de vote : pour, contre ou abstention. Les membres disposent de 20 secondes pour voter en cliquant sur l’une des 3 choix. 
• Une fois le vote clos, les résultats sont partagés avec l’audience par le modérateur. Le président constate alors le résultat du vote et l’annonce à voix haute.
• Si un membre souhaite soumettre une proposition qui n’est pas à l’ordre du jour, il peut le faire par clavardage avec le modérateur. Le modérateur transmettra alors la demande au président l’assemblée.